Сегодня совсем не обязательно самостоятельно заниматься подготовкой к какому-либо торжественному мероприятию. Можно поберечь нервы для важного дня и поручить подготовку свадьбы, юбилея или корпоратива профессионалам. The Village Нижний Новгород заглянул за кулисы «производства» и совместно со службой кейтеринга «Еда и Культура catering» рассказал об основных деталях подготовки крупного праздника.

Екатерина Коврижина

Руководитель направления «Еда и Культура catering»

Формулировка заказа

Заказчик может обратиться к нам любым удобным способом: позвонить, написать в соцсетях и т. д. Чтобы не упустить ни одну деталь, мы просим отправить заявку на почту и описать всё, что нам нужно знать: количество персон, формат мероприятия (банкет, фуршет, кофе-брейк), что вообще вы ожидаете увидеть — ваши мечты, фантазии, гастрономические предпочтения. Как правило, заказчик, если это частное лицо, не знает заранее, на что нужно обратить особое внимание. В расчете меню мы обязательно указываем количество на персону, то есть условно: сколько всего граммов выходит на одного человека. Например, свадебный банкет, который длится минимум шесть часов, подразумевает около 1000–1300 граммов на человека, для клиента почти полтора килограмма кажутся запредельным количеством, но мы подробно объясняем, что туда входит и почему.

Мы всегда стараемся подсказать нюансы. «Вам привезти красивую лопатку и нож для торта? На банкете будут присутствовать дети? Нужны ли детские стулья? Предусмотреть ли вазы для цветов? А для букета невесты?» — многие мелочи при масштабной подготовке могут вылететь из головы. Наша миссия — предвидеть возможные трудности и нюансы, чтобы в день банкета виновники торжества могли расслабиться.

Бывают весьма своеобразные запросы, например: «Можете просто привезти фуршет и гелиевые шарики? А шарики в виде фруктов?» Конечно, можем!

В сентябре прошлого года вышло так, что небольшой запрос по кейтерингу на организацию фуршета в честь дня рождения перерос в полномасштабную организацию всего торжества. Мы выполнили роль полноценного ивент-агентства: нашли артистов, составили сценарий, взяли на контроль тайминг мероприятия. Кстати, с этим проектом мы заняли первое место на конкурсе «EVENT-прорыв 2018» в номинации «Лучшее частное событие до 400 000 рублей».

Выбор площадки

После того как сформулировано более четкое техническое задание, мы помогаем клиенту выбрать площадку. Допустим, у вас мероприятие на 60 персон плюс молодожены. Вы хотите свадьбу в центре города, с красивой верандой и несколькими зонами на самой площадке. Мы подбираем идеальный вариант вместе.

У нас, конечно, есть свой топ площадок. Например, ресторан Mukka — идеальное пространство для свадьбы в формате фуршета. Там очень красивая веранда для выездной церемонии регистрации, а на третьем этаже — зона чилл-аута и кальянов. Второй этаж мы обычно используем в роли основной фуршетной зоны. «Кремлевский на Почаине» — также одно из наших любимых решений; главное преимущество — помимо двух просторных залов, есть терраса более двухсот квадратных метров с видом на Кремль.

Ну, а самый красивый зал — галерея современного искусства FUTURO. Это пространство всегда выигрывает у требовательных и искушенных заказчиков.

Решений на самом деле много, мы позволяем выбрать площадку, к которой лежит душа. Уютная свадьба с друзьями — кафе «Молоко Чердак». Годовщина в кругу самых близких — ресторан Mitrich. Не стоит забывать, что мы кейтеринг, а значит наши гости не ограничены какими-либо рамками или набором конкретных заведений. Свадебное торжество в загородном доме — для нас не сверхзадача.

Детали

При подготовке важно просчитать все до мелочей: какого цвета лучше выбрать посуду, как оформить welcome с канапе, каким столикам оказывать повышенное внимание.

Мы заранее определяемся со схемой зала, таймингом, продумываем, чем удивить гостей, составляем смету на еду. Здесь наступает самая ответственная и непростая часть подготовки — материальная. Заказ мебели и элементов декора, подготовка меню. На самом деле только на этом этапе образное представление начинает становиться реальным, заказчик согласовывает уже конкретные материалы, продукты и дизайн.

Выездная кухня — это целая история. В зависимости от масштабов события мы привозим на площадку стеллажи, холодильники, кухонное оборудование и утварь, генераторы для электричества и многое другое. В сезон летних барбекю в загородных домах нередко в качестве кухни используется гараж, а иногда приходится ставить палатку для размещения кухни, что называется, в чистом поле. У нас свой отдел снабжения: согласованный заказ поступает к шеф-повару; он составляет заявку, после чего снабженцы привозят необходимые продукты на предприятие. Кстати, многие идеи рождаются во время бесплатной дегустации, которую мы устраиваем для наших заказчиков, чтобы они могли определиться с выбором блюд.

Ночь перед мероприятием

В ночь перед банкетом мы привозим на площадку всю необходимую мебель, текстиль, посуду. Расставляем все согласно схеме зала, проверяем по списку, всё ли на месте. 

Старт подготовки

В день банкета мы приезжаем на площадку с утра. Банкетный менеджер проводит собрание с персоналом. Распределяет зоны ответственности.

В процессе подготовки есть несколько ключевых моментов. Например, отпаривание текстиля. Это трудоемкий процесс, который порой занимает много времени. Для боковой и внешней верхней поверхности специально используются разные отпариватели. Пока одни официанты отпаривают текстиль, команда других старательно натирает посуду.

Финишная прямая

Сервируем столы стеклом, тарелками и приборами. Аккуратно и бережно, чтобы не оставить ни пятнышка на идеально чистой посуде. Расставляем стулья согласно схеме зала и количеству персон. Последние штрихи перед фотосессией банкетного зала.

После того как фотографы отсняли столы с декором и запечатлели общий вид зала, мы можем выносить спецблюда от нашего шеф-повара.

Готово

Проводим финальное собрание с официантами, распределяем столы, озвучиваем тайминг подачи блюд, сообщаем о требовательных гостях, детях, гостях с аллергией. Наши официанты обязательно опрашивают всех гостей по напиткам, следят за чистотой и порядком на столе.

В течение всего дня банкетный менеджер следит за работой официантов, уборщиц, технического персонала. Он же является единственным контактным лицом для организатора. Для нас это очень важно и в плане иерархии: все организовано строго. Организатор не обращается напрямую к официантам с просьбами — только к банкетному менеджеру. А тот в свою очередь, оценив ситуацию, уже распределяет роли и дает указания официантам.

После банкета мы провожаем гостей, отдаем остатки алкоголя (если что-то остается), помогаем донести коробки, если это требуется, и начинаем уборку помещения. Как правило, демонтаж кейтеринга проходит достаточно быстро. К уходу гостей на столах остается минимум тарелок, и персоналу только нужно все оперативно сложить по боксам.

В это время администратор площадки остается с другими подрядчиками (по свету, декору) до полного демонтажа всей площадки.

Гости на самом деле бывают разные. Есть и такие, кто не хочет уходить и готов веселиться до утра. Мне особенно запомнился один заказчик, который после банкета, когда все гости разошлись, позвал весь персонал к себе, попросил каждого налить себе бокал шампанского и произнес очень трогательную речь благодарности. Сказал, что ценит наш труд, понимает, сколько сил мы вкладываем в эту работу, и видит результат. Было очень приятно слышать такое. Это один из главных плюсов нашей работы — достаточно быстрая обратная связь, возможность сразу понять, нравится ли нашему заказчику итог и удалось ли нам воплотить его видение.

МАТЕРИАЛ ПОДГОТОВЛЕН ПРИ ПОДДЕРЖКЕ